Scambiare informazioni tra persone che lavorano nella stessa organizzazione dovrebbe essere una delle cose più semplici del mondo; invece è una delle più difficili. Con conseguenze gravi sui risultati aziendali.
All'origine di questa situazione ci sono diversi fattori: innanzitutto l'esistenza di silos informativi tra le unità organizzative; poi la consuetudine di comunicare via telefono, mail o IM piuttosto che attraverso strumenti collaborativi avanzati; da ultimo la mancanza di strumenti adeguati.
Il tentativo di risolvere queste situazioni con l'adozione di tecnologie che "costringano" le persone a condividere le informazioni non solo non è sufficiente, ma spesso è inutile; non basta la tecnologia per modificare i comportamenti. Ma anche investire in strumenti che rendono fruibili sulla intranet i dati archiviati nelle applicazioni aziendali può non essere sufficiente; non basta la possibilità di accedere ai dati per garantire che le persone li utilizzino e lo facciano in modo intelligente.
E' più produttivo investire in tecnologie che "favoriscano" i rapporti tra le persone, affinché attraverso queste relazioni la comprensione dei dati sia potenziata e si generi un meccanismo virtuoso di condivisione delle informazioni e generazione di nuova conoscenza. L'intelligenza nasce dalle relazioni tra persone, non dalla disponibilità dei dati.
Le intranet, nel migliore dei casi, sono impostate sui dati e non sulle persone: ci sono applicazioni intranet per la gestione di dati sui clienti, sui progetti, sui fornitori; altre per richiedere le ferie, l'autorizzazione per le trasferte, l'approvazione della nota spese... Dati, non persone.
La Rubrica on-line è una delle funzioni più diffuse nelle intranet: contiene l'elenco dei numeri di telefono e dei dati di contatto di tutti i dipendenti dell'azienda. E' una delle funzioni più semplici da attivare, e può essere perfezionata con il "Cerca Persone", un motore di ricerca che permette di trovare rapidamente l'interno di un qualunque collega, la sua funzione organizzativa di appartenenza o la sede di riferimento.
Con la Rubrica trovi le persone, ma se non sai chi cercare, risulta inutile. Infatti non risolve il problema di trovare l'informazione che serve per completare una attività, trovare un collega esperto di una certa disciplina o di un certo prodotto, rintracciare un documento in una determinata versione ricevuta o inviata nei giorni precedenti.
La Rubrica è il luogo in cui l'identità personale viene ricomposta a 360°, restituendo un profilo della persona che è fatto anche delle attività che segue o su cui è coinvolta, delle informazioni che quotidianamente usa e produce, dei dati gestionali che utilizza o che alimenta. Ri-connettere i "dati" e i "processi" alla persona ha due vantaggi: il primo è la capacità di svolgere al meglio il proprio lavoro, il secondo è la possibilità di rintracciare le persone in base ai dati, alle informazioni e alle attività cui sono connesse.
E' un punto di svolta fondamentale, perché focalizza l'attenzione sulla persona e non sul dato. Certo, è importante portare a galla e rendere accessibili i dati presenti negli archivi delle applicazioni aziendali; guai se non lo fossero. Ma il vero valore si ha quando la circolazione delle informazioni disponibili avviene attraverso le relazioni tra le persone. Garantisce una comprensione dei dati molto superiore, perché condivisa.