Tra le diverse modalità per alimentare la rubrica on-line delle persone che lavorano in una qualunque organizzazione, il self service updating è senza dubbio il più pratico ed efficace nel medio-lungo periodo.

Richiede lo sviluppo di una interfaccia utente accessibile dalla scheda personale e dotata delle funzionalità necessarie per aggiungere informazioni e modificare quelle pre-esistenti, contenendo al minimo indispensabile le limitazioni di azione sui dati che sono in condivisione con i sistemi centrali (soprattutto HR e IT) essenziali per la corretta gestione del rapporto di lavoro e dell'accesso alle reti e ai sistemi. E' utile lasciare alle persone la massima libertà di modifica: dipartimento / servizio / ufficio / funzione aziendale di appartenenza, gruppo di progetto di riferimento, telefono interno, localizzazione dell'ufficio nel layout della sede di appartenenza...

Quali sono i rischi? Il primo, il più evidente, è che le informazioni gestite in autonomia non siano corrette. Il secondo, il più grande, è che le persone possono dimenticare di fare gli aggiornamenti quando servono: se tutti non sono sufficientemente diligenti nel mantenere il proprio profilo, il valore della Rubrica è destinato a diminuire molto rapidamente.

Per fronteggiare questo rischio di obsolescenza è utile allargare quanto possibile lo spettro informativo della scheda personale inserendo informazioni relative alle competenze, ai progetti / attività seguite, agli interessi, agli studi fatti e alle precedenti esperienze lavorative; è utile agganciare al profilo personale anche quelle funzionalità che permettono alle persone di segnalare risorse trovate sulla rete e che reputano interessanti per se stesse, per i propri colleghi e in generale per l'organizzazione cui appartengono. Come ideale completamento di questo processo di gestione della identità delle persone a tutto tondo, è utile integrare anche funzioni di status update o addirittura di microblogging stile Twitter o Yammer.

In questa direzione "l'insegnamento" di Facebook, se così si può dire, è che offrire alle persone strumenti per raccontare di sé a 360° è uno stimolo ad aggiornare i propri dati molto più forte di qualunque direttiva aziendale: gestire con efficacia il rischio di non aggiornamento dei dati è la strada migliore per risolvere anche gli effetti dell'altro rischio, quello dei dati errati.

Le altre modalità di alimentazione della Rubrica on-line sono: assegnare la responsabilità di manutenere tutti i dati a uno staff centrale, in genere collocato nella Funzione del Personale oppure realizzare una integrazione, on-line o meno, con i sistemi aziendali che, ciascuno per la sua parte, gestiscono già questi dati.

La prima fonte di alimentazione della Rubrica on-line è il sistema informativo aziendale, ma, dopo l'iniziale popolamento, è più utile affidarsi alle persone piuttosto che a staff appositamente costituiti. Costa meno e pone le basi per successive iniziative di social networking.